Qu’est ce qu’un système de traçabilité ?

Un système de traçabilité est un système intégré dans une structure de production (atelier, site, usine, groupe,…) qui va permettre de tracer une entité choisie à l’avance pour piloter a posteriori et parfois a priori les risques et la qualité de l’entité.
Par exemple, dans le contexte du secteur alimentaire, un système de traçabilité est un système permettant d’assurer la connaissance des fournisseurs d’ingrédients et des lots d’ingrédients présents dans chaque lot de produit fini . Un autre usage d’un système de traçabilité est par exemple de garantir l’authenticité d’un produit textile et notamment l’origine inscrite dans le « made in » sur l’étiquette.

Structure d'un système de traçabilité

Un système de traçabilité est composé principalement :

• d’une organisation dans la structure (des actions à réaliser au cours de la production)
• d'un système d’information permettant d’enregistrer les données nécessaires à la constitution de l’historique de l’entité par une base de données relationnelle et des formulaires de saisie de l’information.

Comment implémanter un système de traçabilité ?

Principalement, et c’est une constante empirique, la traçabilité est une demande de l’extérieur combinant obligations réglementaires le plus souvent avec des demandes pressentes des clients eux même soumis à une obligation réglementaire de traçabilité à leur niveau, ou intéressé pour disposer de traçabilité sans en avoir à supporter seul la charge.
En somme, la demande de traçabilité arrive le plus souvent de l’extérieur avec une orientation contrainte. Comment faire alors pour décider au mieux ?
Une méthodologie en 4 temps est envisagée ci-après.

1 - Evaluer les besoins externes

• Qui demande de la traçabilité, comment et pourquoi ?
• Est-ce une vraie demande de fond ou seulement une mode ?
• Que pense le milieu professionnel de cette tendance et que font les concurrents ?

2 - Evaluer les capacités internes

Il est reconnu que toute entreprise dispose de systèmes de traçabilité implicites pour des usages divers : gestion des clients, gestion de production et marketing par exemple.
Par la même, cette évaluation est le moment pour évaluer les besoins internes de la structure pour répondre à cette future demande. Quels sont les points faibles et les points forts en matière de traçabilité aujourd’hui par rapport à cette demande externe. Enfin, ne jamais oublier que vous n’êtes pas tout seul à devoir mettre en place de la traçabilité et que vos fournisseurs et prestataires sont aussi partie prenante dans cette démarche.

3 - Rapprocher l'interne et l'externe

La décision doit rapprocher l’interne et l’externe. Il est nécessaire d'établir un plan d’action et une stratégie de réponse en matière de traçabilité, compte-tenu des demandes extérieures afin de vendre ce futur système aux clients, aux fournisseurs et surtout aux collaborateurs en interne.
C’est là un point essentiel souvent oublié. A cause de l’aspect contrainte, le côté positif en interne d’un système de traçabilité est complètement occulté et beaucoup de difficultés arrivent alors du fait que personne dans l'entreprise n’accepte ce projet.
Qu’y a-t-il à gagner en matière de traçabilité dans la structure ? C’est une question déterminante pour tous et la réponse doit être claire et fédérative.

4 - Monter un vrai projet

Le développement du système de traçabilité doit être considéré comme un projet avec un planning, un budget et une équipe.
Ne pas considérer le système d’information et les solutions logicielles comme un outil de traçabilité au sens outil pour développer un système mais comme un composant du système de traçabilité futur.
Le premier résultat de cette équipe est de mettre sous forme de cahier des charges le futur système de traçabilité en réponse aux besoins et aux sources de gain évoquées au dessus. Une partie de cahier des charges sera alors consacrée aux caractéristiques du SI en prenant en compte le SI existant ( gestion de production intégrant déjà de la traçabilité avec la gestion commerciale et la logistique par exemple).
A ce moment l’appel d’offres peut être lancé auprès des acteurs du monde des NTIC et l’évaluation ainsi que l’implémentation de la solution logicielle vont pouvoir se faire.

Un système structurant

Une réorganisation autour de cette intégration avec une formation non seulement au logiciel, mais aussi aux nouvelles tâches de traçabilité à réaliser au cours de la production sera alors nécessaire.
Enfin, en parallèle, une stratégie de communication et de valorisation auprès des clients sera pertinente avec une revue des contrats pour rentabiliser le travail effectué.

Désigner un administrateur

Il conviendra de désigner qui sera en charge de la gestion de la traçabilité avec un ensemble d’indicateurs pour évaluer les gains, les dysfonctionnements et l‘efficacité du système.
Cette méthode reste à pondérer par rapport à tous les aspects de l’entreprise qui vont rendre le choix si personnel et particulier. Mais, inversement, si un décideur face au chantier de la traçabilité ne se pose pas ces questions, il prend des risques importants car cachés.