Oublié le temps passé à la recherche d’un numéro de téléphone parmi plusieurs classeurs, oubliés les innombrables échanges de papiers, les infirmières du groupe hospitalier Saint Joseph à Paris sont ravies. Le DSI l’est tout autant : les retours utilisateurs sont positifs et la facture finale de son intranet n’a pas dépassé les 40.000 euros. Une broutille comparée aux coûts de nombreux projets informatiques propriétaires comparables. Avec 2 200 employés et un taux d'équipement de un client léger pour deux personnes, Saint-Joseph dispose désormais d’un intranet de partage des ressources et d’un système de Gestion électronique des documents (GED) performant. C’est le résultat de l'adoption d'une technologie Open Source qui s'est imposée d’elle-même.




Légende : Le groupe hospitalier Paris Saint Joseph



Source : Groupe hospitalier Paris Saint-Joseph

Un outil populaire avec une forte base d'utilisateurs francophones

Initié début 2008 et prévu pour une mise en production complète cet automne, le portail interne du centre hospitalier est encore en phase de tests. Il s'articule autour de 3 axes majeurs : un portail web unique, centralisant l'accès à une information, une gestion électronique des documents, une gestion des processus (workflows notamment sur les commandes auprès des fournisseurs).

L'intranet devait être facilement administrable et modifiable par l'équipe, et c'est donc le CMS (Content Management System, ou système de gestion de contenu) Joomla qui a été retenu. C’est un des outils les plus populaires du moment. Il dispose d'une forte base d'utilisateurs francophones et repose sur une architecture classique et efficace : serveur web Apache, base de données MySQL, langage PHP, ne nécessitant donc qu'un client léger de la part des utilisateurs.

Les coûts sont ceux de la mise en place et de la maintenance

Pour la DSI, un des principaux avantages de cette technologie est la maîtrise des dépenses. Le budget informatique s'en trouve fortement allégé : l'obligation d'acheter une licence disparaît, les seuls coûts restants étant ceux de la mise en place du produit et de sa maintenance. De plus, contrairement à une solution propriétaire totalement fermée, les évolutions sont facilement implémentables. Aux yeux du DSI, la technologie du libre, soutenue par une très forte communauté d'utilisateurs, n’est pas soumise au bon vouloir du fournisseur éditeur.

Le portail est accessible non seulement en local dans les différents sites du groupe hospitalier, mais aussi depuis l'extérieur à travers un VPN (Terminal Server). L'authentification des utilisateurs passe par une page sécurisée en SSL, et des profils utilisateurs ont été mis en places pour fournir des droits d'accès spécifiques à chacun selon son poste. Les collaborateurs disposent ainsi d'un point d'accès unique à toutes les informations utiles à leur travail, ainsi que d'un système très souple de gestion de contenu (ajout, suppression ou modification de rubriques).







Légende : Backoffice du module de GED



Source : Groupe hospitalier Paris Saint-Joseph

Un point de départ pour la dématérialisation

Face à la masse d'informations pléthoriques et hétérogènes, il a été nécessaire de mettre en place un système de gestion documentaire. Après suppression des doublons, la base comporte environ 3000 documents, indexés automatiquement quelque soit leur format (traitement de texte, présentation, PDF, ...). Le module de GED supporte la gestion des versions des documents. Il se décline sous la forme d'un moteur de recherche accessible par tous (reposant sur le moteur de GED DocMan de Joomla), et d'un backoffice avec accès restreint pour l'administration de la base.

Une telle application est un point de départ important pour la dématérialisation des documents, et la DSI a même déjà mis en évidence un premier retour sur investissement : la forte baisse du nombre d'impressions papier.

Les perspectives d'évolution de l'application sont nombreuses : connexion du portail aux autres applications utilisées par Saint-Joseph, mise en place du PABX Open Source Asterisk (Private automatic branch exchange, ou Multiplexeur Téléphonique privé), refonte du site web sur le modèle du portail.