Trois écueils guettent le décideur qui cherche à mettre en place un progiciel de gestion de projet. Un : ces outils demandent un effort d’apprentissage, trop souvent minimisé. Deux : censés automatiser un processus bien défini, ils doivent intégrer une modélisation bien définie, à défaut ils seront inadaptés. Trois : ils nécessitent d’intégrer une bonne structure hiérarchique des tâches du projet ou WBS (Work Breakdown Structure), sinon la réalité s’écartera de la vision théorique de l’outil. Résultat : « bien souvent l’équipe projet abandonne son outil dans les trois premiers mois », déplore Daniel Mahé, consultant spécialiste des projets informatiques. Les prochaines rencontres 2008 du management de projet sont là pour en débattre.

De puissants moyens de simulation et de calcul

Là encore, c’est la preuve que l’outil informatique n’est pas là pour organiser un désordre, mais sert bien de support à une démarche structurée. Les progiciels de gestion de projet sont utiles pour traiter un processus bien cadré, à condition d’être bien utilisés. Ils apportent de puissants moyens de simulation et de calcul, traitent les thèmes de la gestion des coûts/budgets, ressources, organisation, délais et responsabilités. Trois grands types d’outils composent l’offre. Le premier traite la transmission des données dans l’entreprise. C’est un système de reporting interne des informations (budgets, délais, actions, …). Il est généralement imposé par la hiérarchie, et est plus ou moins adapté aux modes de fonctionnement du chef de projet.

Renseigner tous les services concernés

Le second outil est le système de planification, de gestion de l’avancement et des coûts. Il va du plus simple, MS Project, PSN ou de systèmes open source comme Open Work Bench (anciennement Niku), au complexe, OPX2, Primavera ou Artemis. Ces derniers sont de véritables systèmes d’information de type multi projets et multi ressources. Ils servent aussi d’outils de gestion de portfolio et ne sont pas destinés aux seuls chefs de projet, mais couvrent les besoins de tous les services. Cela induit des contraintes fortes en terme de mise en place et d’utilisation.

Du Blog ou du Wiki

Troisième et dernier outil : les systèmes collaboratifs. Un projet est en effet une association de personnes qui travaillent ensemble. Les outils ne manquent pas, comme Groove, Sharepoint, ou encore les projets issus du libre et basés, par exemple, sur des Blogs ou des Wikis.



On le voit, la gestion de projet réclame un système d’information adapté. Il s’implante plus ou moins facilement en entreprise, selon sa culture en matière d’organisation. Certaines considèrent les projets comme des produits qui nécessitent des investissements et une organisation, d’autres les voient comme des opportunités ponctuelles. Les dernières les laissent au libre choix des équipes.