Dématérialisation de bout en bout

La dématérialisation de bout en bout fait disparaître tout support physique. Les informations sont générées, transmises et reçues uniquement à l'aide de fichiers informatiques.
On peut distinguer l'action d'émettre des documents structurés (EDI ou XML) où chaque information est repérée informatiquement, et les documents de type PDF qui ne sont que des images électroniques d'un document papier virtuel (le PDF n'est alors finalement qu'un résultat d'impression sur un fichier au lieu du papier).
Dans le cas des formats structurés, l'application réceptrice devrait savoir trouver dans le fichier toutes les informations nécessaires à son identification, son indexation, voire son traitement.
Dans le cas des formats non structurés, il convient généralement d'accompagner le fichier d'image numérique d'un certain nombre d'informations d'identification. En l'absence de ces informations, l'application doit explorer les données.

Dématérialisation du courrier entrant

Lorsque le courrier entrant est au format papier, la dématérialisation consiste à transformer le courrier entrant en image électronique.
Cette opération comporte plusieurs étapes :

• numérisation (dématérialisation physique - passage du papier au fichier).
• indexation (ajoute au fichier des données permettant l'identification du document, de déterminer son expéditeur, sa provenance, sa nature...)
• éventuellement gestion de premier niveau (orientation du document en fonction de sa nature, saisie dans l'application de traitement des factures...)

Numérisation du document papier

La numérisation d'un document papier recouvre 2 notions fondamentalement différentes :

• obtention d'une image fidèle à l'originale : saisie par scanner et représentation graphique à l'aide d'un certain nombre de points (aux formats BMP, GIF, JPEG...), le texte éventuellement contenu sur le document ne peut pas être directement traité par un ordinateur,
• obtention d'un texte fidèle à l'original : le texte peut être directement exploité par l'ordinateur, mais on ne dispose pas d'une image fidèle à l'original.

Plusieurs types d'applications permettent de récupérer le texte du document :

• l'OCR (Optical Character Recognition) est un dispositif qui reconnaît les caractères d'après leur forme dans un champ déterminé,
• la LAD (Lecture Automatique de Document) c'est une solution qui tient compte du type de document et de ses contraintes (reconnaissance caractères numérique, alpha, codes barre). Sa compréhension du document lui permet d'aller y puiser les informations recherchées,
• la RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) détermine le type de document en fonction de ses éléments. Une des caractéristiques de cette application est l'adaptabilité (par exemple, pour traiter les nouveaux formats de facture et non pas seulement des documents au format bien maîtrisé).

A partir de ces fonctionnalités plusieurs stratégies sont possibles pour bénéficier de la compréhension du texte et d'une possibilité de restitution :

• conserver à côté du texte récupéré, les éléments graphiques (logo du fournisseur pour une facture, par exemple), ainsi que les éléments de mise en page, pour permettre une restitution approximative du document (valable par exemple pour de la documentation),
• ne récupérer que les éléments de texte exploitables par le système (fournisseur et éléments de facturation, par exemple) et conserver parallèlement l'original papier à titre de preuve,
• ne récupérer que les éléments de texte exploitables par le système et conserver une image électronique du document (PDF, JPEG..).

Workflow de documents

C'est une application de gestion des flux de documents dans l’entreprise qui assure, ou au minimum surveille, le circuit des documents. Elle prend en compte les temps de traitement, les délais d’attentes, les niveaux d’alerte, d'accord...
Par exemple, on l'utilise pour le règlement des factures. On constitue un circuit fiable et rapide qui permet de s'assurer que chaque facture reçue est bien prise en compte, vérifiée et validée par les intéressés et réglée dans les délais fixés.
Bien entendu, on peut créer une structure de workflow sans dématérialiser les documents papier. Il suffit d'associer à chaque document physique, un document électronique qui sera validé à chaque étape qu'effectue l'original (lorsque la facture est validée, lorsqu'elle est payée...).
Dans la pratique, lorsque l'on dispose uniquement d'un exemplaire électronique, chaque manipulation du document peut déclencher automatiquement l'action de suivi. Le workflow devient alors indolore et sans erreur possible.
Avec la dématérialisation, le workflow n'est plus qu'une gestion optimisée des documents.

GED

La notion de GED, recouvre différents systèmes (matériels et logiciels) spécialisés dans la gestion des documents.
Les principaux éléments sont :

• les outils de numérisation des documents (scanner, logiciels d'OCR, LAD, RAD...),
• le stockage des gros volumes (disques magnétiques ou supports optiques
• aux techniques de consultation et de visualisation (recherche documentaire...)
• aux techniques de restitution fidèle (affichage, impression).

L'application varie considérablement en fonction des impératifs métiers de chacun et du volume et de la nature des documents à traiter. On peut citer, par exemple :

• la présence de documents graphiques (volumineux, nécessitant une bonne qualité de restitution...),
• la complexité d'indexation (documents abordant un large champ de notions...),
• la coordination entre les sources d'information (documents composites),
• les circuits de circulation complexes ou stratégiques (voir le paragraphe "Workflow de documents").

Partage de l'information

Depuis l'apparition de l'informatique, l'entreprise a appris à centraliser sur ses bases de données les informations traitées au coeur des différents processus (état des stocks, liste des clients...). Avec la dématérialisation, ce n'est pas seulement les données structurées dépendantes du système d'information qui peuvent être potentiellement partagées, mais bien la totalité des documents disponibles.
Même si l'on ne dispose pas d'un système performant de GED, le partage de l'information est l'un des bénéfices facilement tiré de la dématérialisation des documents :

• une même facture peut être instantanément visualisée par les différentes personnes devant donner leur accord,
• les documents techniques peuvent être publiés sur l'intranet de l'entreprise, constituer une base de connaissance et mis à profit par les autres salariés,
• les innombrables contrats peuvent être régulièrement vérifiés (abonnements aux journaux, au téléphone....).

Matérialisation, courrier hybride

La dématérialisation, c'est simple, c'est l'action de se débarrasser d'un encombrant support physique. Mais il y a également et paradoxalement l'inverse : le courrier hybride.
Le courrier hybride est une correspondance qui change d’état pendant son cycle de vie, de source électronique puis matérialisé sur un support papier.
L'émetteur du courrier fait parvenir un fichier de correspondance à un prestataire spécialisé (Maileva, Posteasy...) qui se charge d'imprimer et acheminer les documents (pour des raisons d'isolement de l'émetteur, pour des gros volumes...).