Les petites entreprises ont proportionnellement davantage tendance à privilégier le rapport qualité prix et le caractère partenarial de la relation.
Les grandes entreprises cherchent d’abord des agences capables de consolider leurs dépenses, elles sont 54% à le déclarer. Elles cherchent également auprès des agences dans une même proportion une offre combinée online / offline, une relation de partenariat et un rapport qualité/prix.
Conçu pour simplifier la gestion des transactions de voyages des entreprises, le Compte Carte Voyages d’Affaires (CCVA - carte logée) ou Business Travel Account (BTA) est un système de facturation centralisée qui regroupe toutes les dépenses de billetterie (avion, train…) sur un relevé mensuel très détaillé auquel correspond un règlement mensuel unique.
 

 
Les bénéfices pour l’entreprise sont multiples :

• simplification des procédures administratives liées au règlement,
• accès aux données de dépenses détaillées intégrant les références internes de l’entreprise et pouvant être triées selon son choix (par destinations, par collaborateurs, par centre de coûts…),
• de plus, le voyageur bénéficie d’une couverture assurance Invalidité – Décès lorsque son billet est réglé au moyen du Compte Carte Voyages d’Affaires.

Dématerialisation de factures

American Express a choisi la plate-forme d'intermédiation b-process pour dématérialiser ses factures dans 11 pays européens. Le cabinet Deloitte a mené un audit pour certifier la conformité avec les réglementations nationales.
Avec ce système, le client ne reçoit plus de factures papier de l’agence ou d’American Express. Il dispose d'un accès sur le système de consultation et de validation de facture.
Mis en place début 2006, déjà 300 sociétés ont adhéré à ce service et 800 000 factures sur 14 millions sont dématérialisées, le but étant de convertir la totalité des clients à moyen terme.
 

 
La plupart des clients d'American Express ont une réflexion sur la dematérialisation fiscale. La solution d'American Express est à la fois clé en main, et suffisamment souple. Pour ceux qui n'avaient pas encore franchi le pas, cela leur permet notamment de faire un test de dématérialisation pour généraliser ensuite. Elle ne nécessite aucun développement (ASP sur le web), aucune ressource chez le client. Un délai de 30 jours suffit entre la signature et la mise en place. La formation est d'une demi-journée.

Bilan

Les avantages sont les suivants :

• suppression du papier : réception accélérée, économie d’envoi, optimisation du flux de validation.
• accès amélioré aux informations liées aux dépenses et au paiement.
• intégration comptable : suppression des manipulations administratives, sans valeur ajoutée, à chaque étape du processus de facturation.
• archivage électronique : les factures sont stockées sur la plate-forme sur l’année civile en cours (+ 36 mois) et restituées ensuite au format CD-ROM ou stockés sur un serveur sécurisé : optimisation de d’espace, simplification de la récupération et de l’audit de la TVA.

L'économie constatée sur l’émission de facture est d’environ 40 % (économie de papier, duplicata, imprimante, affranchissement..)
Les utilisateurs réduisent leurs coûts de traitement administratif avec le Compte Carte Voyages d’Affaires de 20 à 25% en moyenne et de 20 à 40% supplémentaires lorsque le Compte Carte Voyages d’Affaires est couplé à la dématérialisation des factures.