A une époque où la tendance est d’automatiser de plus en plus les processus de l’entreprise, la gestion des notes de frais est un domaine qui reste à l’écart. En France, selon l’Editeur KDS, 61% des entreprises utilisent encore Excel pour gérer les dépenses des salariés. Pourtant bien que cet outil paraisse rapide pour les salariés, il complique le travail de la comptabilité qui doit vérifier et compléter chaque soumission. Résultat : cette tâche est perçue comme ingrate pour 69% des salariés; 25% d’entre eux préférant même ne pas déclarer leurs dépenses et donc ne pas être remboursés. Enfin 13% avouent tricher sur les montants à rembourser. Des chiffres qui révèlent bien des failles dans le processus de traitement des notes de frais.

Seulement 6% des employés sous-traitent ce pensum

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Source : Etude 2008 de KDS sur les notes de frais
Légende : Le sujet des notes de frais est très émotionnel et déchaîne les passions. KDS a recueilli de nombreux commentaires, disponibles dans son étude ou sur le blog.


Remplir une note de frais est par nature un acte contraignant. » Il faut justifier ses dépenses, retrouver les justificatifs, convertir les devises étrangères, mais aussi parfois scanner les justificatifs, les envoyer par mail… autant de tâches fastidieuses sur lesquelles le salarié ne souhaite pas perdre de temps. Le manager d’une grande entreprise américaine explique sa frustration : « J’ai l’impression de faire le travail d’un assistant administratif. Ca me prend tellement de temps que je dois faire mes notes de frais sur mon temps libre le weekend-end, tout ca pour me faire rembourser de l’argent avancé à ma société. Pour 13% des sondés la tâche la plus énervante reste le travail de conversion des devises et pour 12% la chasse aux justificatifs.

Certains y perdent de l’argent, d’autres en tirent profit

Pour ne pas perdre de temps à cette tâche ingrate, 25% des salariés préfèrent ne pas demander le remboursement de certaines dépenses : 31% parce que les montants à se faire rembourser sont négligeables, 22% parce qu’ils ont perdu les justificatifs, 20% parce que la raison de la dépense a été oubliée. Le collaborateur peut ainsi perdre entre 10€ et 50€ dans 43% des cas !
49% des salariés déclarent savoir comment tricher sur leurs notes de frais et 13% avouent sans complexe le faire régulièrement. Parmi les moyens les plus populaires pour gonfler les notes de frais, les frais kilométriques et le notes de taxis arrivent en tête. Les salariés expliquent ces fraudes par la compensation des lacunes du système ou des règles de gestion des notes de frais dans leurs entreprises. Enfin, le portait robot du "tricheur" est un commercial travaillant le plus souvent dans l'industrie du transport ou de l'informatique.

Les coûts internet et télécom pose débat

Il ne fait aucun doute que l’accès à internet pour les salariés en déplacement est indispensable. Pourtant la moitié des sociétés française refusent de les prendre en compte. Le salarié doit alors payer de sa propre poche pour se connecter et consulter ses courriels. Résultat : en France 15% des voyageurs d'affaires se connectent à l'Internet à leurs propres frais car seulement 53% des entreprises prennent ces coûts complètement en charge contre 66% en Grande-Bretagne.
Les entreprises refusent-elles le remboursement de ces frais pour ne pas augmenter leurs dépenses ou tout simplement pour ne pas complique davantage le processus de gestion des notes de frais ? L’enquête ne le précise pas.

L’étude
Conduit pour le compte de KDS, ce sondage international a recueilli 361 réponses de personnes réparties dans 18 pays et majoritairement en France (41%), en Grande-Bretagne (20%) et aux Etats-Unis (14%).
En France 32% des sondés travaillent dans le département des Hauts-de-Seine (92), et 24% à Paris. L'enquête est représentative d'entreprises de toutes tailles, aussi bien d'organisations de plus de 5 000 personnes que de petites structures de moins de 100 personnes (29% pour chaque groupe). Ils sont 11% à travailler dans des entreprises d'études et de conseils, 11% dans la banque ou l'assurance et 9% dans le transport, le commerce et la communication.