• Aborder la problématique de la gestion des notes de frais et de l'organisation des voyages comme une seule et même question car ils ne font qu'un. Mise en place d'une solution unifiée voyages & notes de frais.
• Simplifier les processus : pas d'autorisation préalable au voyage, réserver les voyages simples sur un outil de réservation en ligne, ne pas autoriser les avances en espèces.
• Doter les collaborateurs de cartes de paiement débitées sur leur compte personnel. Permettre les retraits d'espèces
• Fixer la périodicité des notes de frais à un mois
• Mettre en place une carte logée pour les achats de voyages (avions, hôtel, véhicules de locations…)
• Pré-remplir les formulaires de notes de frais avec les données de la carte corporate
• Soumettre automatiquement les données du système de notes de frais aux systèmes comptables
• Consolider et analyser les dépenses afin d’identifier des fournisseurs potentiels avec qui négocier des tarifs préférentiels (location de voitures, hôtels, avions …)
• Éliminer le plus possible les flux « papier » en facilitant la numérisation des justificatifs et les approbations par courriel
• Réduire le nombre de codes de dépenses pour éviter la confusion et optimiser les possibilités d’analyse.
• Contrôler les notes de frais par échantillons prélevés au hasard (audits ponctuels de 10 à 20% des notes de frais).
• En fin de compte, l’entreprise doit faciliter la vie de ses collaborateurs en fluidifiant le processus de gestion des notes de frais.