Comment transformer un échec probable en réussite notable ? Comment parvenir à tirer le meilleur parti d’un Progiciel de gestion intégré (PGI) en optimisant ses processus fonctionnels internes. Comment, enfin, passer de la théorie à la pratique ? Mireille Clocheau, Directrice générale de Haba France s’est confrontée à cette problématique. Arrivée en 2002 pour restructurer la Direction administrative et financière de cette PME de 33 salariés elle devait faire vite. Et tout d’abord insuffler de nouveaux principes de contrôle de gestion dans une société qui perdait annuellement, à l’époque, 1 million d’euros pour 5 millions d’euros de chiffre d’affaires : Mireille Clocheau a vécu deux expériences similaires réussies dans des entreprises exploitant le même PGI. Elle le sait bien : « le diable est dans les détails », aussi, une de ses premières décisions a été de se séparer de la SSII qui avait réalisé une première intégration de la solution Sage Ligne 100. Pour tout reprendre à zéro. Partir de l’existant.

Deux métiers très différents

"Nous avons entièrement revu nos modèles de données et leur exploitation dans notre PGI", met en avant Mireille Clocheau, Directrice générale de Haba France. C’est ainsi que l’entreprise a abandonné son fonctionnement en silo qui surchargeait les services centraux.

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Source : Sage - Haba France

Filiale d’un groupe allemand important, créé il y a 70 ans dans le jouet, l’aménagement d’espace et le mobilier, Haba France est implantée sur l’univers de l’enfance à travers deux lignes de produit : l’aménagement de crèche et le jouet pour enfant. Ces deux segments correspondent en fait à deux métiers très différents. L’aménagement de crèche suppose une vision prospective du marché au travers des projets des collectivités locales et n’a pas de caractère récurrent. Alors que le jouet de luxe est une activité classique de distribution auprès d’un réseau de boutiques ou d’enseignes.

Les données en temps réel avec un seul référentiel

Pour mener à bien sa réorganisation, Mireille Clocheau, convaincue de l’importance des données de l’entreprise, a donc d’abord entièrement revu ses modèles de données et leur exploitation dans SAGE ; l’amélioration des principaux processus et l’accès à distance des postes des nomades fera le reste. Les données seront mises à jour en temps réel, il n’y aura qu’un seul référentiel et tous les employés qui accèderont aux mêmes informations en même temps. C’est ainsi que l’entreprise est passée d’un fonctionnement en silo avec surcharge des services centraux par les requêtes des commerciaux et insatisfaction globale, à un fonctionnement en temps réel basé sur une vision des clients et des produits à 360°. Seule grosse modification applicative : Haba France a quitté la base de données propriétaires de Sage Ligne 100 pour exploiter une solution sous SQL Server, plus adaptée à ses besoins.

Le recours à Excel a fortement diminué

Progressivement, toutes les fonctions ont été basculées sur le PGI : gestion commerciale des activités, comptabilité, paie, immobilisations, paiements. Tout le reporting est désormais traité par Sage Piloté. Un succès qui se mesure à la quasi disparition des tableaux Excel en contrôle de gestion. Aujourd’hui, seuls les devis très spécialisés de l’activité d’aménagement des crèches restent gérés avec un tableur.
Après deux mois de travail intense, processus et procédures étaient écrits. Le tout, avec le paramétrage du PGI, était en service six mois plus tard. De 2002 à 2008, le projet se voit couronné de succès ce qui se traduit dans les performances de Haba France (10 millions d’euros de CA et 5% de résultat).

Passer à une utilisation orientée client léger

Techniquement, côté usage, Mireille Clocheau a choisi de s’appuyer sur une SSII plus proche de sa culture du résultat et d’investir dans un serveur SQL afin de passer à une utilisation orientée client léger, tout au moins pour le personnel sédentaire. «Avec des solutions de type Terminal Server ou Citrix, ce qu’on perd pour le central, est gagné dans le dimensionnement réduit des PC». Le tout représente moins de 20.000 euros d’investissement. Le fonctionnement de l’entreprise s’en ressent directement.
• Sur le métier des collectivités locales, cinq commerciaux interviennent. Le courant d’affaires est alimenté via un service de recherche par mots clés qui trie les projets d’équipements des mairies et des Conseils généraux par secteur géographique. Chaque commercial voit sa prospection facilitée par des prises de contact très en amont de l’appel d’offres. Le résultat de cette anticipation est manifeste : le taux de réussite aux soumissionnements est 50% !
• Sur le métier du jouet de luxe, quatre commerciaux interviennent dans les magasins pour l’ensemble des actions liées au client professionnel, à savoir : prise de commande, gestion des réclamations, suivi des impayés et mesure de la satisfaction globale. Ils sont équipés de portables connectés par UMTS (téléphonie 3G) au système de l’entreprise ce qui leur permet de partager, avec les équipes sédentaires et la production, les mêmes informations au même moment (articles, prix, stocks, compte client, etc.).

Échanger automatiquement des données avec sa maison mère

Les projets d’avenir s’inscrivent dans le souci de mieux « aligner » la filiale avec sa maison mère. Après avoir évité de se faire imposer SAP, le PGI choisi par le groupe outre Rhin, et en faisant ses preuves avec Sage, Haba France doit relever un nouveau challenge. Il s’agit d’échanger automatiquement ses données avec la maison mère, en prise d’information (gestion des stocks) ou en remontée (tableau de bord des résultats). Indéniablement, le choix de la base de données SQL facilite cette mise en place, avec des interfaces adaptées aux deux systèmes d’information.
En septembre 2008, Haba France est au Salon Maisons et Objets. En fin de journée Mireille Clocheau envoie toutes les commandes engrangées quotidiennement. Ses concurrents, eux, perdent chaque soir 2 heures à compiler des fiches papier!