Gestion des documents

posté le 31-08-2007

A–t-on encore besoin de gérer des documents ?

Gestion des documents

posté le 31-08-2007

Les écrits formalisés des savants ont permis que les mathématiques, la physique, la chimie, la biologie aient été transmises de générations en générations. Au 15ème siècle, un savant passait sa vie à écrire un « traité », soit un état de l’art du savoir, pour qu’il soit compréhensible aux générations futures. Aujourd’hui, un article scientifique est extrêmement normé pour être utilisable dans plusieurs décennies. Tout prix Nobel justifie d’une bibliographie impressionnante.

Il y a deux domaines où blogs, wikis et autres Creative Commons ne suffiront pas, parce qu’il sont quelque part des freins au nouveaux entrants (dans la mesure où ce sont des monceaux d’informations non structurées ou qui préjuge d’une connaissance préalable du lecteur) :

• le savoir acquis. Parce que toute connaissance mérite encyclopédie. Et que c’est le véhicule de la transmission aux générations futures, qui doivent utiliser les résultats pour progresser, mais aussi retrouver trace du raisonnement (nous sommes tous orphelins des théorèmes de Fermat, qui n’ont été démontrés qu’avec des techniques mathématiques bien postérieures à l’état de l’art de son époque). Même une remise en question du savoir acquis (rappelez-vous Einstein) repose sur une analyse fouillée des savoirs acquis, pour peu qu’ils soient exploitables.
• le savoir-faire. Ce n’est certes que la formalisation, via des formalismes, de type ISO 9000, accréditations COFRAC et autres. Il n’empêche que le simple effort de formalisation est déjà porteur de valeur. Un manuel de maintenance, un mode opératoire ont sans aucun doute pour l’entreprise, une valeur colossale.

Pour le reste, non. Si l’habitude a été de constituer des documents (ou plutôt des fichiers bureautiques) , il est grand temps de changer. Mais c’est affaire d’usages :

Un exemple : le compte-rendu de réunion d’un projet . Cela ne sert à rien, parce que c’est un outil bâtard :
• ceux qui étaient présents, savent ce qui s’y est passé. Au pire , il faut leur rappeler ce qu’ils ont à faire. Donc c’est géré dans un outil de planification.
• ceux qui n’y étaient pas, veulent juste savoir si des décisions ont été prises (ce qui serait bien géré dans un relevé de décision du projet) et ce qu’ils ontà faire (donc outil de planification).
• Le tout en gérant, si necéssaire, dans une base de questions/réponses les points discutés.

Mais pour arriver à cela, il y a un long chemin depuis l’attitude « je rédige le compte-rendu, donc j’ai le pouvoir » à « on travaille en équipe et tout le monde est au même niveau d’information ». Et on rejoint le KM.

En clair les documents existants ne méritent pas tous qu’on s’en occupe, loin s’en faut. Mais certains sont vitaux.

Voir l’article « la méthode DOOS » sur http://www.gartner-expblg.com/