Les effectifs, c'est la liste des individus qui composent l'entreprise. Leur recensement est particulier, il ne peut s'assimiler à la gestion d'un stock ou à un élément du plan comptable.
Il ne suffit pas de baptiser le personnel ressources humaines en pensant principal poste de coût pour faire le tour de la gestion des salariés dans une entreprise.

Tâches administratives liées aux effectifs

Deux types de tâches sont directement liés aux effectifs :

• les obligations nées de la législation sur le droit du travail,
• la gestion interne des individus dans le cadre du fonctionnement quotidien.

Les SIRH et les logiciels de paie proposent généralement des modules capables d'effectuer ses tâches. Il existe également des applications spécifiques.

Collecte des données à caractère personnel

Pour l'établissement de la paie, notamment, il est nécessaire de collecter certaines données sur les salariés. Ces informations trouvent alors plusieurs usages.
Il y a toutefois deux impératifs forts et, a priori, pas toujours clairement compatibles. En tenant compte des formalités obligatoires liées à la législation du travail, certaines informations :

• sont obligatoires,
• ne doivent pas pouvoir être modifiés (notamment les dates d'entrée et de sortie),
• doivent être conservées généralement au moins 5 ans.

Pour tenir compte des obligations de respect de la vie privée :

• seules des informations nécessaires à un traitement peuvent être collectées,
• seules les données nécessaires doivent être conservées.

Du dernier point, ressort pour les gestionnaires l'obligation de s'assurer de ce qui peut et doit être archivé. Cela rend obligatoire le dialogue entre DRH et DSI.

DUE, Déclaration Unique d'Embauche

Cette formalité rassemble désormais plusieurs démarches administratives légales accompagnant l'entrée d'un nouveau salarié :

• DPAE (Déclaration Préalable A l'Embauche),
• demande d'immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité Sociale,
• demande d'affiliation au régime d'assurance chômage et diverses autres inscriptions.

Les applications RH peuvent gérer ces démarches.

Registre unique du personnel

C'est la liste du personnel que doit tenir à jour en permanence l'entreprise.
Pour éviter les fraudes à la législation du travail, chaque salarié doit y être inscrit lors de son embauche. Les informations inscrites ne doivent pas pouvoir être modifiées. Il peut cependant être conservé sur un système informatique (la déclaration auprès de la CNIL n'est plus obligatoire depuis la nouvelle loi Informatique et liberté de 2004).
Les principales informations sont :

• l'état civil (nom, prénoms, sexe, nationalité, date de naissance...),
• les dates et objets des contrats,
• diverses autres informations, notamment pour les mineurs ou les travailleurs étrangers.

Ces données doivent être conservées 5 ans après le départ du salarié.

DADS (Déclaration Annuelle de Données Sociales), DADS-U (Déclaration Automatisée de Déclarations Sociales Unifiée)

La DADS (Déclaration Annuelle de Données Sociales) est la déclaration annuelle obligatoire dans laquelle l'employeur doit indiquer pour chaque salarié l'ensemble des rémunérations versées au cours de l'année.
Elle est maintenant remplacée par la DADS-U (Déclaration Automatisée de Déclarations Sociales Unifiée)
Elle est transmise à différents organismes (impôts, URSSAF, Assedic, Garp, caisses de retraites...).
Pour éviter le casse-tête, elle est directement produite à partir des logiciels de paie.

Organigrammes et répertoires

Les assistants administratifs (autrefois secrétaires) devenant rares, beaucoup de collaborateurs sont désormais les interlocuteurs directs des clients ou d'autres salariés. Disposer d'un répertoire à jour est alors le premier des outils de communication.
La mise à jour en temps réel et la mise à disposition permanente de répertoires et d'organigrammes du personnel sont des tâches, certes indispensables, mais très lourdes. Il existe pourtant des moyens modernes pour les obtenir :

• puiser les informations à la source, c'est-à-dire dans le SIRH,
• diffuser les informations à l'aide du réseau et, spécialement, grâce à un intranet.

Dès lors que ces informations sont disponibles on en retire plusieurs avantages :

• un meilleur accès des fournisseurs et des clients,
• une meilleure collaboration interne,
• des valeurs ajoutées, comme une gestion du personnel facilitée, notamment grâce à des fonctionnalités de décisionnel qui se greffent sur les gestions d'effectifs.