02 Décembre 2008    

Signature électronique : cas pratique Pixid

Fruit de l’alliance entre les trois sociétés leaders dans le domaine du travail temporaire, Adecco, Manpower et VediorBis, Pixid propose son interface de dématérialisation entre les entreprises d'intérim et leurs sociétés clientes.
C'est un excellent cas pratique de mise en place d'une dématérialisation avec gestion de la preuve. en matière de contrats commerciaux.

Dématérialisation des échanges

Pixid permet la dématérialisation de toutes les démarches entre l'entreprise cliente et la société de travail temporaire. Elle offre donc :

  • des interfaces web fiables et ergonomiques,
  • des transactions sécurisées,
  • un archivage des documents permettant la conservation sur une longue durée et la restitution pour preuve,
  • le respect des législations, notamment en matière de droit du travail et de droit fiscal.

 

 

Solution mise en pratique

Le portail met en oeuvre de façon pratiquement transparente les fonctionnalités suivantes :

  • le client exprime son besoin à l'aide d'une interface conviviale sécurisée (HTTPS),
  • l'agence produit un contrat sous forme de fichier XML et le signe grâce à l'application de Kotio Scellobox (un bouton à cliquer). Elle l'envoi ensuite sur la plate-forme,
  • le client reçoit un message d'avertissement,
  • le client signe le document XML avec Scellobox (un bouton à cliquer),
  • au document signé par les 2 parties, Scellobox ajoute les certificats de signature (horodatés),
  • le document est envoyé par Scellobox pour archivage à CDC-Arkhineo.

 

 
Pour visualiser les documents en dehors de la plate-forme, il est nécessaire d'utiliser le viewer de Kotio. Outre la visualisation proprement dite, le logiciel vérifie les conditions de signature du départ et l'intégrité actuelle du document.
Le viewer est archivé en même temps que les fichiers pour garantir la compatibilité de lecture future.
Les intervenants de la dématérialisation outre Pixid sont donc :

  • Keynectis qui délivre les certificats électroniques,
  • Kotio qui fournit la plate-forme d'IGP (Infrastructure de Gestion de Preuves),
  • CDC-Arkhineo qui est le tiers archiveur.

Bilan

Pour les entreprises de travail temporaire, le bilan se solde par un gain sur le coût de gestion des contrats, une diminution des coûts de stockage et un meilleur service offert aux clients.
Pour les entreprises clients qui se sont abonnées à ce service payant, elles bénéficient également d'un gain de temps et de coûts de gestion, mais aussi d'une aide conséquente dans l'accomplissement des tâches déclaratives obligatoires. Enfin et surtout, la solution permet de suivre les engagements de dépense avec précision.
Pour tous, la conformité aux différentes dispositions légales est facilitée.

 
Merci à Etienne Colella, Directeur général de Pixid, pour ces informations.
www.pixid.fr.


 
 

Cas pratique

Pixid n'est pas une place de marché. Créé en 2004, elle offre une interface de dématérialisation avec déjà 3500 des 6500 agences d'intérim françaises et se charge de l'ensemble des démarches administratives liées aux contrats d'intérim.
On estime qu'un grand compte français échange 200 0000 à 500 000 documents par an dans le cadre de ce type d'emploi.
L'objectif est de traiter 2 millions de contrats par an à partir de 2007-2008 pour 30 à 35 000 utilisateurs en faisant disparaître les documents papier.
Les prestations proposées sont :

  • l'expression du besoin du client à son, ou à ses agences,
  • le traitement de la demande (confirmation de la demande à l'agence retenue),
  • établissement des contrats de mise à disposition et envoi au client,
  • signature du contrat par les 2 parties,
  • archivage du contrat,
  • gestion des relevés d'activité du client,
  • transmission à l'agence des relevés pour facturation,
  • réception pour contrôle et validation des factures, avec option de dématérialisation fiscale.

A noter que l'entreprise cliente doit respecter des contraintes législatives strictes en matière de contrat (signé dans les 48 heures suivant le démarrage de la mission).
Pixid offre également les prestations de reporting nécessaires à l'établissement des déclarations sociales, elles aussi très encadrées.

Pour aller plus loin

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