Côté utilisateurs :

- du bon sens, et surtout une capacité à raisonner information, et à distinguer les rôles des documents (preuve, support de processus, etc).

Côté informatique :

- aucun a priori sur la façon de représenter au mieux le contenu des documents concernés, i.e. évènements, information dans le SI, document électronique ou rien.

Avant tout trois choses :

a. définir et appliquer une politique d'archivage au niveau de l'entreprise . Donc faire comprendre aux individus qu'ils interviennent dans le cadre de processus de l'entreprise et que c'est l'entreprise/l'organisation qui met en oeuvre la politique.

b. augmenter la conscience collective ou "ce qui est bon pour l'entreprise", et non plus pour ce que chacun  croit avoir comme exercice de son pouvoir personnel.

c. responsabiliser : l'information est disponible et chacun a le devoir de l'utiliser, sans pour autant qu'on le la lui diffuse.

Dans l'entreprise, on dit "zéro défaut", "bon du premier coup", et  "zéro stock".   Autrement dit , gérer les flux d'information (et de documents) comme des flux de production. Donc globalement efficace, et pas seulement en fonction des desiderata de chacun. Un long chemin, sans doute.

 

Les écrits formalisés des savants ont permis que les mathématiques, la physique, la chimie, la biologie aient été transmises de générations en générations. Au 15ème siècle, un savant passait sa vie à écrire un « traité », soit un état de l’art du savoir, pour qu’il soit compréhensible aux générations futures. Aujourd’hui, un article scientifique est extrêmement normé pour être utilisable dans plusieurs décennies. Tout prix Nobel justifie d’une bibliographie impressionnante.

Il y a deux domaines où blogs, wikis et autres Creative Commons ne suffiront pas, parce qu’il sont quelque part des freins au nouveaux entrants (dans la mesure où ce sont des monceaux d’informations non structurées ou qui préjuge d’une connaissance préalable du lecteur) :

• le savoir acquis. Parce que toute connaissance mérite encyclopédie. Et que c’est le véhicule de la transmission aux générations futures, qui doivent utiliser les résultats pour progresser, mais aussi retrouver trace du raisonnement (nous sommes tous orphelins des théorèmes de Fermat, qui n’ont été démontrés qu’avec des techniques mathématiques bien postérieures à l’état de l’art de son époque). Même une remise en question du savoir acquis (rappelez-vous Einstein) repose sur une analyse fouillée des savoirs acquis, pour peu qu’ils soient exploitables.
• le savoir-faire. Ce n’est certes que la formalisation, via des formalismes, de type ISO 9000, accréditations COFRAC et autres. Il n’empêche que le simple effort de formalisation est déjà porteur de valeur. Un manuel de maintenance, un mode opératoire ont sans aucun doute pour l’entreprise, une valeur colossale.

Pour le reste, non. Si l’habitude a été de constituer des documents (ou plutôt des fichiers bureautiques) , il est grand temps de changer. Mais c’est affaire d’usages :

Un exemple : le compte-rendu de réunion d’un projet . Cela ne sert à rien, parce que c’est un outil bâtard :
• ceux qui étaient présents, savent ce qui s’y est passé. Au pire , il faut leur rappeler ce qu’ils ont à faire. Donc c’est géré dans un outil de planification.
• ceux qui n’y étaient pas, veulent juste savoir si des décisions ont été prises (ce qui serait bien géré dans un relevé de décision du projet) et ce qu’ils ontà faire (donc outil de planification).
• Le tout en gérant, si necéssaire, dans une base de questions/réponses les points discutés.

Mais pour arriver à cela, il y a un long chemin depuis l’attitude « je rédige le compte-rendu, donc j’ai le pouvoir » à « on travaille en équipe et tout le monde est au même niveau d’information ». Et on rejoint le KM.

En clair les documents existants ne méritent pas tous qu’on s’en occupe, loin s’en faut. Mais certains sont vitaux.

Voir l’article « la méthode DOOS » sur http://www.gartner-expblg.com/

Au prétexte fallacieux que les outils bureautiques sont de réelles passoires en matière de gestion de la confidentialité des informations, ce qui relève de la gestion documentaire est évidemment une cible de choix.

Une anecdote. Depuis que les images chèques sont accessibles aux banques françaises depuis les chambres de compensation, en lieu et place des monceaux de microfilms, j’en connais qui ont réalisé a posteriori, avec stupeur, que n’importe quel salarié pouvait faire un copié/collé d’une signature visible sur un chèque. Pire, on lui expliquait dans le manuel comment copier-coller des informations, en tout bien tout honneur bien sûr, uniquement pour ce qui relevait du tiers payeur !!!

Il ne suffit pas de dire que l’information est confidentielle. Il faut définir des niveaux de confidentialité et des règles applicables. De ce point de vue, les ministères de la défense sont très au point. Autant s’en inspirer.

C’est affaire de management. Qu’on appelle les niveaux de confidentialité A, B, C ou 1, 2, 3 peu importe. Ce qui importe c’est ce qu’on peut faire avec : diffuser à tout le monde, copier-coller ou pas, etc.

En français, cela s’appelle politique d’archivage. Sauf que personne ne sait ce que c’est, malgré une loi tonitruante publiée en 1979, que tout le monde a oublié.

Pour en savoir plus : http://www.afai.fr/public/doc/334.pdf

Aucune idée, et ce pour deux raisons :

- Intranet, cela signifie « utilisation des technologies internet au sein de l’entreprise »
- Documentaire, cela signifie qui a rapport au document.

Donc je ne sais pas ce que c’est. Ce qui certain, c’est que l’illusion de la facilité internet, a conduit dans l’entreprise, à publier n’importe quoi n’importe quand et pire, par n’importe qui.

Si on en revient aux fondamentaux, un intranet c’est un média de publication, et non pas une définition de contenu. Une fois qu’on a dit cela, on a plein d’options, pour le contenu justement :

- Une vitrine de la DG,
- Un outil utile pour tout salarié,
- Un outil de travail pour tout salarié,
- Un média de partage d’informations , dont des documents (et on approche du KM),
- Etc.

Vous trouverez sur l’internet bien des définitions et des explications à commencer par le site : www.brint.com/km/

Globalement, ce sont les méthodes et outils permettant d'identifier, de capitaliser les connaissances de l'entreprise afin notamment de les organiser et de les diffuser. Le terme connaissance se voulant par définition bien plus large que celui de document, qui a une connotation de « formalisé ».

En clair, ce sont toutes les techniques — managériales surtout — supportées éventuellement par des outils logiciels, qui permettent de faire partager, émerger des connaissances, et de les capitaliser.

Mauvaise question. Les outils font ce que les éditeurs en font, et croyez-moi, c’est la course à l’échalote. Donc tout est dans tout, réciproquement et inversement.

Ce qui est certain :

- Une entreprise/organisation peut difficilement mettre en place une stratégie de KM sans avoir au préalable rationalisé a minima la gestion de son savoir et de son savoir-faire dans des bibliothèques organisées et accessibles (la GED ?)
- Une entreprise/organisation, peut difficilement mettre en place une stratégie de KM sans avoir au préalable un tant soit peu organisé la communication interne dans l’entreprise : descendante, c’est facile, mais le vrai enjeu en matière de KM, c’est en transverse (parce que ce qui paraîtra anecdoctique à l’un sera crucial pour l’autre, par exemple en matière de veille technologique).

Avant de choisir un outil, soyez bien clair sur ce que vous voulez faire (après avoir bien décliné, l’Idéal, le réalisable et le possible …)

Qui dit choisir, dit d’abord spécifier. Rédiger un cahier des charges, c’est très facile. Il n’y a que douze fonctions et toujours les mêmes ; à vous de spécifier ce qui est critique et ce qui ne l’est pas.

La vraie question est de définir ce que vous appelez un document et comment vous voulez le représenter sous forme électronique. Et c’est le point faible de 99% des cahiers des charges :

- Un fichier Word n’est pas un document : c’est un texte mis en forme dans un format propriétaire (de moins en moins certes) ;
- Un fax ou un e-mail n’est pas un document : c’est un moyen de transmission ;

Alors c’est quoi un document ? Je vous renvoie à quelques réflexions basiques, accessibles à : http://www.gartner-expblg.com/ (via Recherche puis Auteur Leloup Catherine , l’article « faut–il tuer la bureautique ? ).

Ceci étant dit, d’autres règles s’appliquent. A commencer par la compréhension de l’offre fournisseurs, les choix technologiques, le dimensionnement,… comme pour tout autre projet à forte dimension informatique.

Mais, un éditeur de solution ne vous avouera que sous la torture, ce qu’il appelle un document…..

Historiquement — années 80 — le document électronique résulte de deux approches :

- Celle de dématérialisation de documents reçus par l’entreprise/organisation sous forme physique — papier ou autre support micrographique, donc sans intelligence — et s’est donc axée sur la représentation de documents scannés, sous une forme simple :
- un descriptif ;
- un ou des fichiers numériques attachés (images bit-map ou bureautiques).
En clair pour gérer des courriers clients ou tout autre forme de document statique, sur lequel aucun traitement n’est requis, hormis acquérir, stocker et restituer tel que reçu.

- Celle de « document structuré », via la norme SGML, dont la vocation première est de gérer le contenu et non pas la forme ou la présentation du document, norme depuis simplifiée mais aussi rendue plus accessible via le standard XML. L’idée est une représentation du document par son contenu, indépendemment de son média de publication, mais aussi à des fins de traitement, et donc d’exploitation des objets qu’il contient.
Pour donner un exemple, un manuel de maintenance qui explique comment effectuer une tâche de maintenance doit référencer des outillages (qualifiés et gérés dans le système d’information technique du fournisseur), mais aussi présenter un texte non ambigu (ou par exemple, les alertes sont présentées — voire traduites — dans une graphie spécialisée, qui ne peut pas souffrir d’erreur), présenté via des mécanismes automatiques de publication.

Autrement dit, c’est le grand écart entre le fichier binaire sans intelligence (la représentation de type télécopie , soit une suite binaire qui représente la graphie du document) et un contenu qui ressemble bien plus à une base de données contenant des éléments rédactionnels qu’à autre chose.

Bonne question. Cela n’est pas défini, au moins en droit français. D’aucuns, dont les organisations de normalisation, disent que c’est l’ensemble « contenu + contenant ». Autrement dit, ces mêmes FAQ rassemblées dans un fichier Word, c’est un autre document …

Les dictionnaires, ce n’est pas mieux, parce les définitions, mélangent allègrement forme (écrit, sonore, visuel, audiovisuel, graphique), rôle (preuve ; formalisme) et les médias (papier, électronique).

Je vous renvoie aux articles :

« faut –il tuer la bureautique » sur le site http://www.gartner-expblg.com/
et
« la méthode DOOS » http://www.gartner-expblg.com/ .

C’est une question complexe (vu de celui qui doit en garantir la valeur légale au sens « droit de la preuve ») :
- ou le document est d’origine électronique : et dans ce cas, c’est avant tout affaire de processus de gestion, qui doivent garantir que le document est correctement conservé et non altéré, et d’outils en termes de sécurité informatique.
- ou il a été numérisé depuis un support matériel, et pour que la preuve soit recevable, elle doit être réputée « fidèle et durable ».

D’un autre côté, en dehors de quelques problématiques bien spécifiques (grosso modo, celles relatives aux bibliothèques nationales et autres organismes supposés conserver et transmettre le savoir au travers des générations, et ce malgré les évolutions technologiques), ce n’est pas si complexe que cela.

L’état de la normalisation est décrit à : http://www.aproged.org/Portals/0/4pagesNormalisation.pdf

En consultant les travaux des différents travaux des organismes de normalisation, vous constaterez que les visions sont assez contrastées…