Informatiser les processus métier de l'entreprise (gestion financière, comptabilité, gestion commerciale, gestion des ressources humaines, gestion des stocks et des approvisionnements, gestion de la production, gestion de la relation client, ...) a généré un grand nombre de données structurées. Le premier rôle des ERP a été de consolider ces données pour qu'elles soient partagées et utilisées par chacune des applications. Ils ont ensuite servi à intégrer les différents processus métier en vue d'accroître l'efficacité globale de l'entreprise.
Dans le même temps, des données et informations non structurées provenant d'environnements bureautiques, de messageries électroniques et d'applications métiers ont elles aussi été créées et circulent dans l'entreprise. Certaines peuvent être capitales bien qu'elles ne soient pas nécessairement consolidées.

Associer données structurées et données non structurées

Pour tirer le meilleur parti de l'ensemble des informations et données circulant dans l'entreprise, il est important de fédérer et d'associer les données structurées issues de l'ERP et les données non structurées issues d'autres systèmes informatiques, notamment documentaires.
Par exemple, dans les domaines de la gestion des ressources humaines, l'entreprise gardera un historique de toutes les informations liées à un collaborateur. Des documents comme des CVs, des e-mails échangés, des contrats de travail... sont autant d'informations non structurées qui viennent enrichir son dossier et doivent être consolidées avec les données de référence (master datas) présentes dans le système ERP.

Gains obtenus

Les gains d'une intégration étroite entre les applicatifs ERP/ECM ne se font pas attendre :

• réduction de la durée d'exécution des processus,
• réduction et limitation des erreurs liées aux saisies de données manuelles,
• consolidation des données et documents pour des prises de décision plus rapide,
• exploitation du couple données/documents par des utilisateurs non intensifs des progiciels PGI/ERP
• possibilité d'archivage sur le long terme avec garantie de traçabilité totale et mise en conformité réglementaire et juridique.

Plus précisément et plus concrètement, un service comptabilité-fournisseurs traitera beaucoup plus rapidement et plus efficacement les factures qui auront été dématérialisées et rapprochées automatiquement avec les données présentes dans le système ERP (ordre/bon de commande).
Seront ainsi évitées des erreurs dues au traitement manuel, des escomptes pourront parfois même être obtenus de la part des fournisseurs.
Dans tous les cas, l'intégration a un impact positif sur les finances de l'entreprise.

Comment réaliser l'intégration

Pour réaliser cette intégration entre système de GED/ECM (dont la mission est de gérer les informations non structurées avec les processus de l'entreprise) et système ERP, il est possible :

• soit de faire appel à des méthodes normalisées en fonction de la nature de l'ERP,
• soit de réaliser des développements spécifiques.

Les deux approches présentent des avantages et des inconvénients. Néanmoins, le besoin de « standardisation » s'avère nécessaire quand l'ERP fait l'objet d'un grand nombre de déploiements et ceci dans des entreprises de grande taille (ce qui signifie : un grand nombre d'intervenants, de données, de processus).

Interface SAP

Pour répondre à ce besoin des éditeurs ont co-développé avec SAP des interfaces dédiées,
Ces interfaces permettent de normaliser les échanges entre un système SAP (et ses différents modules et objets fonctionnels) et le système de GED qui va réceptionner, archiver et gérer les documents en maintenant un lien dynamique avec le système SAP.
Depuis, les solutions de gestion des documents pour les environnements de gestion ERP/CRM ont de plus en plus « progicialisé » l'approche, en mettant en place des scénarios orientés paramétrage.
Ces scénarios, initialement développés pour répondre aux besoins des services finance et comptabilité, se sont étendus. Ils couvrent maintenant les services Ressources Humaines, Marketing, Commercial et Gestion de la Distribution. Dans tous les cas de figure, les maîtres mots de la réussite sont simplicité d'utilisation, exploitation de l'environnement de travail habituel de l'utilisateur et prédéfinitions des règles de paramétrage liées au contexte métier d'utilisation.
Ceci afin de garantir un déploiement plus rapide et une acceptation forte des utilisateurs finaux.