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Le Groupe Berner a choisit VDoc Intranet Qualité pour manager l'ensemble de ses processus qualité et sa pyramide documentaire.

Juin 2005

Axemble annonce que le Groupe Berner, spécialisé dans la vente directe de produits de fixation, d'outillage et de consommables techniques pour les professionnels du bâtiment, de l'automobile et de l'industrie, a choisi VDoc Intranet Qualité pour manager l'ensemble de ses processus qualité et sa pyramide documentaire. Au total ce sont plus de 600 documents et 3200 pages de documentation qui sont gérés dans l'Intranet avec comme conséquence immédiate la suppression des transmissions de documents. Le groupe Berner a intégré un circuit de production documentaire à des outils de travail de groupe et de partage de connaissances. Plus de 5000 liens interdocuments et plus de 4 000 captures d'écran sont gérés au sein de VDoc. Plus de 260 000 mots sont indexés.
Le groupe Berner s'est engagé, il y a quelques années dans un projet de gestion documentaire. Le système s'est imposé progressivement, permettant à Berner d'éliminer peu à peu le papier de ses processus internes. Tout a commencé il y a quatre ans avec la mise en oeuvre de la certification ISO 9001 et d'un service chargé de contrôler la qualité au sein de l'entreprise. Dans un premier temps, l'entreprise a conçu un intranet simple. Seuls, les formulaires, règles et autres processus liés à l'organisation de la société sont mis à disposition. Rapidement, Bruno Rotilio, responsable qualité et chef de projet sur l'intranet documentaire au sein de Berner, voit les limites de cette solution et décide de la progicialiser. Il adopte la plate-forme VDoc Intranet Qualité d'Axemble, dotée de fonctions de workflow, d'un référentiel, d'outils de collaboration et de partage des connaissances, et de modules de reporting. Berner a ainsi éliminé une grande partie des échanges manuels, consommateurs de temps et de papier.
Aujourd'hui, dans VDoc, Berner a référencé ses formulaires (fiches de congés, de RTT, demandes d'embauche ou d'achats, fiches de non-conformité d'un produit, etc.) et leur a associé les procédures à suivre. Décentralisée, la gestion de la base documentaire implique les utilisateurs dans l'élaboration des documents, selon un circuit d'approbation géré par un workflow et contrôlé par le service qualité. « Nous sommes plus réactifs. La suppression progressive des transmissions de documents papiers entre services génère un gain de temps considérable. Le moteur de recherche intégré accélère l'accès à l'information, explique Bruno Rotilio. Mieux informés grâce aux mécanismes qui aident à cibler très finement les profils concernés par un document, les utilisateurs sont forcément plus efficaces. Quant aux outils de reporting, ils m'indiquent très précisément où en sont les procédures de publication. »
L'intranet de Berner est devenu un outil central et étend son périmètre à d'autres applications. En pleine mise en oeuvre de SAP, Le groupe Berner y stocke, par exemple, toutes les procédures d'utilisation, les documents de formation, et les spécifications techniques destinées à l'équipe informatique.