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Le Centre François Baclesse fait le choix d’EverSuite pour la dématérialisation et la gestion de documents

Juin 2005

Ever Team, premier éditeur européen de logiciels de gestion de contenu d’entreprise (ECM) annonce le lancement du projet de mise en place d’une solution de gestion de documents au sein du Centre François Baclesse (CFB), Centre régional de lutte contre le cancer de Basse-Normandie.
Créé en 1923 à Caen, le CFB est une structure hospitalière primordiale puisque le cancer représente 30% des causes de mortalité dans la région et que 50% des malades cancéreux y sont soignés. L’augmentation du nombre de nouveaux malades traités est constante avec plus de 50% en 10 ans, entraînant la croissance du nombre de documents à traiter et à archiver. Le CFB a également pour mission de participer à des programmes de recherche, que ce soit dans le domaine de la recherche clinique ou de la recherche fondamentale et travaille en collaboration étroite avec les vingt autres centres français de Lutte contre le cancer.
En complément du dossier médical, de la gestion des ressources humaines et des finances, déjà informatisés, et pour améliorer les processus liés à ses missions, le CFB a décidé de développer les moyens informatiques qui favoriseront le traitement et l’accès aux nombreux documents juridiques et administratifs du Centre. Pour la mise en œuvre de ce projet, le CFB a choisi le logiciel ES-Folder d’Ever Team. ES-Folder et ses fonctions de Docflow permettent d’assurer l’intégrité et le partage des dossiers, en maîtrisant toutes les étapes du cycle de vie des documents qui les constituent. Les documents seront ainsi mis à disposition conformément à l’organisation et aux règles de sécurité et de confidentialité du CFB.
Le projet consiste en la mise en place d’une gestion des documents au sein de trois services du Centre : le secrétariat général, la direction générale et la bibliothèque médicale.
La solution déployée avec ES-Folder permettra :
- la consultation directe des documents, enregistrés sous une forme numérisée.
- la limitation des impressions des documents et des copies inutiles
- le partage des documents entre les services.
- la consultation d’une partie de ces documents par les autres services du Centre afin de fiabiliser la diffusion de l’information, simplifier les procédures de diffusion et de réduire les coûts de diffusion.
Outre cet aspect de fonds documentaire qui porte sur environ 625 000 pages, le système devra également organiser la diffusion de certains documents (contrats,…) avec un suivi des avis et des validations et piloter l’aboutissement des actions associées à l’arrivée ou à la diffusion des documents.