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Batisanté s'appuie sur Topics et 4D pour faire évoluer son système d'information

Novembre 2007

Batisanté s'appuie sur Topics et 4D pour faire évoluer son système d'information Fondée il y a 20 ans, Batisanté est une société de services qui accompagne les gestionnaires d'actifs immobiliers dans l'application des obligations réglementaires en matière de santé, d'hygiène et de sécurité. A la demande des syndicats, administrateurs de biens ou collectivités, le groupe Batisanté réalise de nombreuses prestations (audit, diagnostic, édition de rapport...) autour de 4 pôles d'activité: pôle incendie, pôle hygiène, pôle diagnostics (études, contrôles) pôle commercialisation techniques.
Batisanté s'engage à accompagner ses clients en leur proposant des services compétitifs à forte valeur ajoutée. En 2006, Batisanté a planifié 180 000 interventions, soit une moyenne de 550 interventions par jour.
Une préoccupation: assurer la viabilité et la pérennité du système d'information Depuis 15 ans, Batisanté s'appuie sur la société Topics, bureau d'étude et de conseil en développement informatique spécialisé dans la création de systèmes de données. Reposant sur une confiance mutuelle et une collaboration efficace, Topics a créé et implémenté l'intégralité du système d'information de Batisanté.
Afin d'accompagner la croissance organique, puis externe du groupe Batisanté et la multiplication des secteurs d'activité avec des problématiques nouvelles, la Direction Informatique de Batisanté a souhaité faire évoluer son système d'information avec un temps d'intégration très court.
Dans le cahier des charges ainsi défini, Monsieur Polese avait fixé 4 objectifs:
- améliorer la traçabilité des projets,
- automatiser et simplifier les tâches,
- optimiser la planification,
- favoriser le travail à distance et la coordination des équipes.
Batisanté souhaitait pouvoir s'appuyer sur un système qui centralise toutes les applications utilisées par les différentes entités du groupe. Ce projet devait être en adéquation avec la stratégie de Batisanté: Réactivité, Rapidité et Conseils face aux clients.
Le but étant d'accompagner Batisanté dans sa démarche de qualité sur l'ensemble du processus client: de l'appel d'offre au compte rendu final.
Les fruits du travail d'une excellente collaboration
Dans un premier temps, il a fallu renforcer le parc informatique de Batisanté qui représente aujourd'hui plus de 300 PC et serveurs. Des outils informatiques plus performants ont été installés. Les techniciens sont désormais équipés de 200 tablettes PC reliés à la base d'exploitation par l'intermédiaire d'un serveur, lui-même relié à un autre serveur pour plus de sécurité. Plus puissante, la base d'exploitation de DEP prend en charge un serveur avec 90 postes clients et 40 clients Web, soit plus de 130 connexions simultanées.
Aujourd'hui, Batisanté peut:
* effectuer un suivi commercial et technique personnalisé grâce à l'historique et la qualification de la base,
* éditer les rapports, les analyses et les informations récupérées lors des interventions sur des banques de données informatisées sécurisées et régulièrement actualisées,
* permettre à ses clients de consulter leurs rapports via un accès sécurisé (mot de passe...).
Le travail des équipes est complètement simplifié et optimisé:
1/ la planification des interventions est optimisée A partir du fichier d'intention généré par les commerciaux, les opératrices peuvent, planifier efficacement les interventions des techniciens dans la base d'exploitation et sélectionner automatiquement le technicien le plus adapté en fonction du type d'intervention (compétence, situation géographique). Toutes ces manipulations ont été conçues dans un souci de rapidité d'affichage, de convivialité. Les techniciens reçoivent leur planning par mail tous les soirs.
2/ la gestion du suivi client est facilitée Les techniciens qui interviennent sur les sites peuvent désormais effectuer leurs relevés sur un support numérique. Tous les formulaires sont pré-établis et numérisés pour éviter les erreurs de saisie et conserver un historique des interventions.
Outre la qualité de service offert, grâce à ses outils, les techniciens se sentent également valorisés et l'image de Batisanté est renforcée.
3/ Analyse et production des rapports simplifiés Les informations envoyées par les techniciens, sont contrôlées par une équipe qui procède à la validation de ces dernières. Une fois cette étape effectuée, elles génèrent des rapports numériques (création de PDF à la volée et archivage automatique) très rapidement car la mise en page et la saisie sont automatiques. L'ensemble des prestations est alors envoyé directement au service comptabilité.
« Notre métier évolue sans cesse, il faut toujours être au fait des nouvelles réglementations et législations. Notre nouveau système d'information, permet de prendre en compte cette évolutivité constante » affirme Jean-Pierre Polese.
Grâce à la mise en place de cet ERP, la logistique et la programmation permettent à Batisanté de réaliser plus de 1000 interventions par jour, et d'améliorer sa productivité en réalisant des missions qui satisfont ses clients.
Ce nouveau système permet aussi d'apporter de la valeur ajoutée,à Batisanté en valorisant sa capacité à traiter des gros volumes. A titre d'exemple, le groupe sous-traite pour Gaz de France le diagnostic de la qualité intérieure en gaz. Ce contrat représente environ 60 000 interventions par an. Grâce à la structure de l'application, il est possible de faire communiquer la base de données via les serveurs Batisanté et Gaz de France.