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Fortis Assurances a choisi Ascent Capture de Dicom pour dématérialiser et automatiser le traitement des demandes de ses assurés

Septembre 2007

DICOM annonce que Fortis Assurances, filiale d'assurance du groupe Fortis utilise la solution Ascent Capture pour automatiser de bout en bout le traitement des demandes de ses assurés, transmises par courrier ou par email. La solution permet à Fortis Assurances de réduire le délai de transmission des demandes ou des documents manquants aux gestionnaires chargés des dossiers clients. Les agents et partenaires de Fortis Assurances peuvent en outre s’assurer via un extranet, de l’état d’avancement des demandes et de la conformité des dossiers.
Rapprochement automatisé
Fortis Assurances reçoit quotidiennement plus de 1000 demandes liées à ses contrats d’assurance, dont une majeure partie par courrier. Ces demandes contiennent généralement un ou plusieurs documents joints, qui ne sont pas nécessairement identifiés par le numéro de dossier ou de client. Avec Ascent Capture, Fortis Assurance automatise l’identification du client et permet de traiter les courriers reçus par lots. Chaque courrier, quel que soit le nombre de pages ou la diversité des documents, est identifié par une feuille de code barre permettant de rattacher automatiquement les documents numérisés au dossier client sans risque d’erreur. Dès leur numérisation, l’ensemble des documents constituant l’envoi est ainsi indexé en une seule fois. Auparavant, chaque document d’un envoi devait être manuellement rattaché au dossier client. Avec Ascent Capture, Fortis Assurances accélère considérablement le traitement, la catégorisation et la distribution des courriers entrants des assurés aux gestionnaires concernés.
Amélioration de la qualité de service
Totalement compatible avec les architectures .NET déployées chez Fortis Assurances, Ascent Capture a permis au service informatique de l’assureur de concevoir une solution personnalisée, adaptée point par point à ses procédures de catégorisation et de traitement. Dès la numérisation effectuée, Ascent Capture met automatiquement à jour le dossier client correspondant. Le gestionnaire en charge du dossier voit en temps réel et sans quitter son application, que le document manquant au dossier est arrivé. Capable de gérer de la même façon les courriers postaux numérisés et les emails entrants, Ascent Capture a en outre permis à Fortis Assurances d’unifier la procédure de traitement et de distribution des informations aux gestionnaires des dossiers.
Visibilité permanente
Dans un souci de qualité de service, Fortis Assurances a également étendu cette visibilité sur le suivi des demandes à ses courtiers et ses partenaires. Ils peuvent visualiser sur un extranet dédié l’état d’avancement de la demande de leurs clients et s’assurer que les documents manquants ont bien été réceptionnés. Partenaires et gestionnaires de Fortis Assurances gagnent ainsi un temps considérable en évitant d’expédier en double ou de rechercher un document qui n’aurait pas été correctement catégorisé.
Une solution évolutive
L’ensemble de ces améliorations des procédures de traitement bénéficie directement au client final qui est assuré que ses ordres et modifications sont pris en compte dans les meilleurs délais. D’ores et déjà, Fortis Assurances envisage de faire évoluer la solution en intégrant des codes barres dans les documents et formulaires pré-imprimés mis à la disposition de ses clients. Décodés par Ascent Capture, ces codes barres permettront de rapprocher automatiquement les documents des dossiers clients, de les distribuer immédiatement aux gestionnaires concernés en leur indiquant les tâches à accomplir.