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SODEXHO opte pour la Legal Suite

Aout 2007

La direction juridique de Sodexho France a adopté la Legal Suite pour centraliser le suivi de ses dossiers et optimiser son reporting. Cette solution accessible par intranet est utilisée par 17 juristes.
Centraliser et mieux sécuriser l’information juridique
Ayant la volonté de centraliser les données qu’elle gère, la direction juridique a souhaité s’équiper d’un outil de reporting performant. Un besoin qui s’est accentué d’une part, avec l’arrivée des nouvelles contraintes réglementaires exigeant plus de transparence dans les informations financières des groupes cotés et une meilleure gouvernance et, d’autre part, par la centralisation de la fonction juridique au niveau France.
Jusqu’en 2006, les juristes de Sodexho France utilisaient essentiellement des bases de données internes produites sous Excel.
Outre la vingtaine de juristes, la nouvelle solution devait, en effet, pouvoir offrir un droit de consultation des données aux différentes directions opérationnelles et fonctionnelles de l’Entreprise. Après un tour du marché, c’est l’outil de LEGAL SUITE qui est choisi début 2006, le mieux à même de répondre à ces attentes.
Quatre modules choisis: LS CONTRATS, LS SOCIÉTÉS, LS CONTENTIEUX et LS IMMOBILIER-BAUX
Parmi le large éventail de modules proposés par LEGAL SUITE, Sodexho France a opté pour quatre d’entre eux, les plus stratégiques:
- LS CONTRATS pour gérer facilement le contenu des contrats commerciaux tout en étant alerté sur les échéances en cours;
- LS SOCIÉTÉS qui cartographie les différentes entités du périmètre de Sodexho France;
- LS CONTENTIEUX pour suivre les litiges et provisionner ce qui est nécessaire
- LS IMMOBILIER pour faciliter la gestion des multiples baux commerciaux de l’entreprise largement implantée en régions.
Aujourd’hui, les juristes renseignent l’outil au fil de l’eau, sachant que la direction juridique doit gérer plus de 4.000 contrats Clients, un énorme travail facilité grâce à la simplicité d’utilisation du logiciel. Les données sont centralisées mais certaines saisies peuvent se faire au niveau local.
À la demande de Sodexho, l’équipe technique de LEGAL SUITE a innové en développant un module particulier surnommé « Fiches-navette », sorte de « workflow » entre la direction juridique et les directions opérationnelles. Celles-ci adressent à la première leurs projets de contrats ou d’avenants en remplissant une fiche détaillée qui va servir de document d’échange jusqu’au feu vert final.
Une meilleure réactivité et un pilotage plus facile Dès les premiers mois, les bénéfices ne se sont pas fait attendre: meilleur partage de l’information, meilleure sécurisation des données grâce à leur regroupement au sein d’un seul outil, optimisation du suivi des négociations… Enfin, Legal Suite offre des fonctions de pilotage pour aider la direction juridique à coordonner les multiples dossiers en cours.