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LOC’ADMIN, solution de gestion d’archives pour les administrateurs de biens

Aout 2007

Il revient à l’administrateur de biens de gérer les archives des copropriétés dont il assure le syndic. La recommandation n° 20, bien connue de la profession, synthétise ses obligations en la matière. Pour autant, le respect de ces préconisations fait appel à des fondamentaux souvent mal connus des non- professionnels.
Afin d’aider les administrateurs de biens à mettre en place une politique d’archivage leur permettant de gérer leurs lots de copropriétés de façon optimale, LOCARCHIVES leur propose désormais une offre spécifique intégrant les paramètres liés à leur secteur d’activité et leur assurant une disponibilité optimale.
La performance de LOC’ADMIN repose sur 4 axes majeurs:
* Une organisation documentaire centrée sur le métier d’administrateur et commune à l’ensemble des copropriétés gérées: plan de classement unique intégrant les différents types de documents et de leur durée de conservation (pv des assemblées, contrats de maintenance, d’assurance, statuts, documents d’urbanisme, …). Après analyse du fonds et indexation, chaque administrateur de biens dispose ainsi d’une base documentaire exhaustive.
* Une gestion globale intégrant tous les types de documents: gestion et conservation sécurisée des dossiers physiques; numérisation des documents les plus pertinents; gestion et conservation des documents numérisés et/ou natifs électroniques; destruction au terme de leur durée légale de conservation.
* Une proximité garante d’un service optimal: gestion en ligne via Saga Web, permettant notamment d’accéder en ligne aux documents numérisés et/ou électroniques; intervention sur la France entière grâce à une présence nationale; restitution des documents originaux en 2 h (Ile de France) ou en 3 h (province).
* Des services répondant aux exigences de l’activité: transfert des archives de syndic à syndic en cas de cessation d’activité, mise à disposition des documents demandés par le conseil syndical, restitution d’un justificatif annuel d’activité par copropriété, ...