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Un système RFID pour les documents juridiques

Juillet 2007

TAGSYS et IDENT annoncent la mise en place du premier système RFID au monde pour le suivi et la gestion des fichiers clients d’un cabinet juridique. TAGSYS et IDENT ont déployé ce système au sein du cabinet parisien Lhermet, La Bigne & Remy (LLR) pour lui permettre de gérer des dizaines de milliers de documents et archives. Ce déploiement a des implications importantes à la fois pour le secteur de la RFID et pour toutes les entreprises qui s’efforcent de gérer des volumes importants de documents.
Après un déploiement initial du système sur 10 000 fichiers clients, le cabinet LLR a fait état d‘une réduction considérable du nombre de fichiers perdus et, fait encore plus important, a constaté une diminution du temps requis pour effectuer les inventaires quotidiens, celui-ci passant d’une heure à quelques minutes. Le cabinet procède actuellement à la conversion d’un nouveau lot de 10 000 documents.
Le cabinet LLR s’adresse à une clientèle de particuliers et d’entreprises et est spécialisé en droit des brevets et droit de la propriété intellectuelle. Il emploie 40 personnes et réalise un chiffre d’affaires annuel supérieur à quatre millions d’euros. Il gère plus de 30 000 dossiers archivés auxquels viennent s’ajouter entre 5 000 et 6 000 nouveaux dossiers chaque année. 80 dossiers sont utilisés quotidiennement. Ces dossiers sont placés sur des étagères ou des bureaux et chaque employé peut y accéder. Au sein du cabinet, le service de logistique se charge de la mise à jour d’une base de données et de la recherche manuelle des dossiers dont ont besoin les autres services. Jusqu’à présent, la recherche des dossiers était un travail fastidieux, surtout dans la mesure où ces dossiers passent souvent d’une personne à l’autre. Dans le pire des cas, la localisation d’un seul dossier pouvait prendre plusieurs jours.
Afin d’aider le cabinet LLR à assurer un suivi fiable et rapide des dossiers, IDENT et TAGSYS ont associé le logiciel d’IDENT baptisé Pocket-FILETRAK et le lecteur RFID portable Wi-Fi de TAGSYS, prisé à l’Observeur du Design 07, relié à un terminal PDA. Le terminal fonctionne sous Windows Mobile 5.0 et exécute les logiciels d’IDENT Pocket-FILETRAK et FILETRAK-Web. Il suffit de faire passer l’antenne-baguette du lecteur devant les dossiers étiquetés pour que le système les identifie instantanément sans avoir à les manipuler.