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Le Cofrac fait appel à axYus et au BPM pour moderniser son mode de traitement d’accréditation

Mai 2007

AxYus et W4 accompagnent le Cofrac dans la mise en œuvre d’une architecture informatique industrielle visant à améliorer le traitement de son processus d’accréditation Partenaire reconnu des pouvoirs publics, le Cofrac a été créé en 1994 par la réunion du RNE (Réseau National d’Essai) et du BNM (Bureau National de Métrologie). Instance nationale d’accréditation, le Cofrac assure la délivrance des accréditations aux organismes de certification, aux organismes d’inspection et aux laboratoires d’étalonnage, d’essais et d’ analyses, selon un processus bien identifié. L’attribution de l’accréditation Cofrac est un gage de compétence et d’impartialité qui permet à ses bénéficiaires de répondre à des exigences réglementaires mais aussi de développer leur avantage concurrentiel en France comme à l’international. Le Cofrac a réalisé un CA de 10 millions d’euros en 2006.
Sous l’impulsion de son Directeur Général, Daniel PIERRE, le Cofrac a décidé de refondre l’architecture de son système d’informations qui ne répondait plus à tous ses besoins, et plus particulièrement à la croissance importante du nombre de dossiers à traiter. Pour ce faire, après avoir défini un cahier des charges en interne au travers de ses quatre sections, le Cofrac lance un appel d’offres visant à sélectionner un partenaire lui permettant de déployer une solution qui mutualise le traitement des nomenclatures et une gestion informatisée plus efficace des demandes d’accréditation.
Un autre enjeu du projet reposait sur la nécessité de s’appuyer sur des outils évolutifs reconnus sur le marché et de sélectionner un partenaire intégrateur justifiant des ressources nécessaires pour piloter le projet de bout en bout. Pour ce faire, le Cofrac sélectionne la SSII axYus et les partenaires éditeurs Arkad (outil Keos pour la gestion de la nomenclature) et W4 (pour le suivi des traitements d’accréditations).
Outre le rôle de maître d’œuvre intégrateur joué par axYus, la SSII a dû, tout au long du projet de construction du système, repousser les limites des outils sélectionnés aux spécificités métier du Cofrac et à sa logique organisationnelle complexe ( écriture des spécifications, modélisation complète des processus, validation des périmètres fonctionnels, optimisation technique….). Dans le cadre de ce projet qui aurait pu, sans la vigilance d’ axYus et du responsable interne du projet Cofrac, être assimilé à un projet de GED , axYus a su tirer profit du protocole webdav afin d’automatiser la production personnalisée de dizaines de documents à partir de cette application. En effet ces documents, comme toute l’application de workflow « métier », sont manipulés au travers d’un simple navigateur, les documents gérés étant stockés en un lieu unique sur le serveur de données.
On peut regrouper ces documents en deux catégories principales: les documents complexes qui décrivent les compétences accréditées,dont les données proviennent de la nomenclature et du processus , et les documents de gestion courante, type courrier, courriel, etc.
Fort de ces éléments, les collaborateurs du Cofrac sont en mesure depuis le 23 avril 2007, date du début de la migration pour trois de ses quatre sections vers ces nouveaux outils, d’améliorer leur productivité et accéder à une plate-forme « normalisée » facilitant le traitement mais aussi le suivi en temps réel des différentes demandes d’accréditation. L’ industrialisation de ce processus est un point qualitatif stratégique visant à améliorer le travail collaboratif entre les différentes fonctions du Cofrac.
Grâce à l’approche opérationnelle et pragmatique que peut avoir axYus du BPM et de la solution éponyme de workflow W4, chaque acteur occupe désormais un rôle bien déterminé dans le cycle de validation, ce qui permettra au Cofrac d’améliorer sa productivité interne tout en renforçant sa valeur vis-à-vis de ses propres clients. .
La bonne intégration de l’outil et son acceptation s’expliquent par son orientation métier mais aussi par sa logique opérationnelle calquée sur les attentes exprimées par les utilisateurs. Enfin, tout au long du projet, les équipes d’axYus ont su accompagner le Cofrac dans cette entreprise difficile que représente la modélisation et l’instrumentation de ses processus « métier ».
Le cycle de construction projet achevé, axYus a su proposer des formations adaptées qui permettent aux équipes du Cofrac de s’approprier l’outil en amont et d’en tirer pleinement profit.