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Contract Lifecycle Management, solution de gestion du cycle de vie des contrats

Mars 2007

Open Text lance Livelink – Contract Lifecycle Management, une solution complète pour la gestion globale des contrats d’entreprise. Cette solution offre à l’ensemble des départements concernés une vue globale et centralisée sur les contrats finalisés ou en cours d’élaboration. Elle permet de réduire les risques induits par une mauvaise gestion des versions de contrats, de limiter les impacts juridiques pouvant s’avérer coûteux, et d’assurer une conformité réglementaire et une meilleure gouvernance d’entreprise.
Livelink – Contract Lifecycle Management permet de résoudre le casse tête de la gestion des contrats dans les entreprises de grandes tailles. Quasiment l’ensemble des départements d’une entreprise sont initiateurs de contrats impliquant également d’autres départements. C’est le cas des contrats cadres avec les fournisseurs, des contrats commerciaux ou de maintenance avec les clients, ou encore des partenariats commerciaux et des contrats d’embauche au département Ressources Humaines. Il est souvent difficile d’avoir une vision complète de tous les engagements qui impactent plusieurs services de l’entreprise.
Livelink ECM - Contract Lifecycle Management offre aux utilisateurs qui travaillent sur les contrats un accès centralisé pour mieux gérer les éléments d’information dispersés sur différents systèmes, tout en maintenant un lien entre ces éléments et le système dont ils sont issus. Cette solution inclut un outil de gestion du processus qui permet de suivre l’élaboration du contrat et son cycle de vie.
Fonctionnalités
Un accès rapide aux contrats et aux informations qui y sont liées
L’utilisation d’un moteur de recherche particulièrement puissant, combinée à une procédure d’indexation intelligente permet de retrouver le contrat recherché très rapidement et d’assurer des prises de décision plus rapides.
Le contrôle et le suivi des contrats Le non respect des obligations contractuelles implique des risques considérables, avec bien souvent des conséquences financières. Rater la date limite d’annulation d’un contrat, manquer les délais de paiement, … peut s’avérer préjudiciable. Surveiller les droits et les obligations indiquées dans les contrats nécessite la mise en place de mécanismes d’alertes qui avisent au bon moment le bon profil dans la société, afin que les transactions soient réalisées en accord avec les termes du contrat et permette d’identifier les risques de manière préventive.
Garantir la confidentialité de l’information
Le modèle d’autorisation bloque les accès non-autorisés et garantit que seules les personnes autorisées puissent accéder aux informations sensibles.
Suivi réel grâce au workflow
Un workflow associé au cycle de vie permet de garantir un niveau de qualité dans le suivi des processus de gestion des contrats. Ceci garantit que les procédures standards de l’entreprise sont respectées. Ceci permet également de gagner du temps lorsque l’avancement d’un contrat est bloqué par un des acteurs ou un événement extérieur.
La transparence en temps réel
Afin de garantir une entière transparence aux différents acteurs sur les informations émises dans le cadre d’un contrat, le dossier contenant les informations liées à cette transaction doit être complet (statut des versions, éléments de correspondance associés, dates limites de validité, …).
Respect des règles de mise en conformité
La gestion des contrats joue un rôle clé lorsqu’il s’agit d’être en accord avec les règles de bonne gouvernance et de conformité, afin que toutes les conditions commerciales et juridiques qui régissent une transaction soient bien régies par un contrat.
Prise en compte et archivage des révisions électroniques
La solution prend en compte les différents niveaux de révision effectués au fil du processus d’élaboration.
Capture des documents papier
Pour garantir la prise en compte exhaustive des éléments du contrat, les documents sous forme papier signés à la main sont numérisés et intégrés au système.
Intégration aux systèmes existants
La solution s’intègre parfaitement aux environnements bureautiques tels que Microsoft Office. Les éléments de contrat contenus dans des systèmes back-office comme SAP peuvent également être exploités par la solution. Au cours du cycle de vie d’un contrat, plusieurs personnes sont impliquées dans sa création et des ajouts sont effectués par différents départements. La solution fédère les compétences clés de ces différents départements, et assure un véritable travail collaboratif entre les interventants.
Prix: 1085€ par utilisateur pour 50 utilisateurs. Tarif dégressif pour un nombre d’utilisateurs plus important.