Les thèmes d'actualité

Reunica Bayard met en place sa gestion documentaire avec Livelink d'Open Text

Juin 2006

L'extranet documentaire du programme de Convergence Informatique a été bâti en trois mois. Il permet à l'ensemble des acteurs du programme d'accéder aux documents à caractère communautaire ainsi que la création d'espaces projets.
Le Groupe Reunica Bayard est le groupe leader en France en matière de retraite complémentaire et la onzième institution de prévoyance. Fort d'un effectif de 2300 collaborateurs répartis sur toute la France, il dispose d'un large portefeuille clients composé de 310 500 entreprises clientes en retraite, 30 300 entreprises clientes en prévoyance et 8,1 millions de personnes affiliées.
Dans le cadre du rapprochement de Reunica et de Bayard Retraite Prévoyance, le nouveau groupe a lancé un projet interne de mutualisation de ses systèmes d'information et notamment d'unification de ses deux systèmes documentaires. La plate-forme Livelink d'Open Text constitue le socle de ce projet, dont la mise en ouvre est réalisée par le Gie Informatique Systalians, chargé de la gestion des systèmes d'information du groupe Reunica Bayard, et d'autres groupes de protection sociale.
Le programme « Convergence Informatique » Lancé à l'initiative de l'AGIRC et de l'ARRCO, fédérations des institutions de retraite complémentaire des salariés du privé, le programme de « Convergence Informatique » a pour objectif de bâtir communautairement un logiciel de retraite complémentaire unique dont les fonctions d'interlocution client et d'exploitation sont sous la responsabilité de chacune des institutions.
De par l'ampleur, la durée et le nombre important d'acteurs du programme « Convergence Informatique », il est rapidement apparu indispensable de se doter d'un outil de gestion documentaire pour gérer ce projet. La mise en ouvre de cette opération, son exploitation ont été confiées au GIE Systalians du Groupe Reunica-Bayard en liaison avec la Direction Opérationnelle du Programme de Convergence du GIE AGIRC-ARRCO Après avoir évalué plusieurs solutions de gestion documentaire, Systalians a retenu, en octobre 2005, la solution Livelink d'Open Text sur la base de plusieurs critères déterminants: Livelink couvre à la fois les besoins en matière de gestion documentaire (accessibilité et traçabilité des informations) et de travail collaboratif du projet (communautés de pratique, espaces projets,.); et la solidité financière de l'entreprise offre une garantie de la pérennité de l'offre. La bonne compréhension des besoins clients et l'implication des équipes d'Open Text ont également contribué au choix effectué.
A la mi-janvier 2006, soit en à peine trois mois, l'implémentation de la solution Livelink était réalisée. Le système de gestion documentaire se présente sous la forme d'un extranet documentaire sécurisé, sur lequel chacun des acteurs du programme Convergence Informatique peut consulter ou déposer toute documentation à caractère communautaire: documents normatifs et d'architecture, les documents de pilotage à caractère communautaire, les informations d'animation du programme,...
La formation de formateurs relais a été assurée par les équipes Systalians; ils sont les promoteurs de ce projet au sein des institutions et assurent un support de premier niveau.
Cette première version opérationnelle compte environ 350 contributeurs, de profils informaticiens ou maîtrise d'ouvrage géographiquement répartis sur l'ensemble de l'hexagone, devant s'étendre à terme à plus d'un millier. Les premiers espaces collaboratifs ont été créés et les documents projets sont référencés sur ces espaces communautaires au fil de l'avancement du programme. Le système permet une navigation intuitive, notamment grâce à l'utilisation d'un moteur de recherche plein texte et par mots clés.