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La CCI de Rouen capitalise la connaissance avec EverSuite

Juin 2006

Ever Team annonce que la Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI) de Rouen a déployé ES-DMS, sa solution de gestion électronique de documents, pour gérer, publier et mettre à la disposition des entreprises l’information économique et sectorielle sous format papier et électronique.
La CCI de Rouen a pour missions d’informer, conseiller et accompagner quelques 16 000 entreprises de Seine-Maritime dans leurs projets de création ou de développement. Riche de près de 30 000 notices descriptives, son centre de documentation joue un rôle fondamental pour gérer et traiter toutes ces informations et les mettre à la disposition des entreprises.
En 1995, la CCI de Rouen avait décidé d’équiper son service de documentation avec l’outil Taurus+ d’Ever Team. Comme l’outil atteignait ses limites, tant par sa technologie propriétaire et son architecture client-serveur, que par ses fonctionnalités, Ever Team a proposé à la CCI de Rouen de faire migrer ce système vers ES-DMS. Au-delà de la gestion documentaire, cette migration a été vue par la CCI de Rouen comme une réelle opportunité de mettre en place un projet global de capitalisation de connaissances, de rationalisation du traitement de l’information et, in fine, d’optimisation du service rendu par les chargés d’accueil et les conseillers aux entreprises, au travers:
- d’outils clés en main pour informer et accompagner les entreprises;
- d’une base de connaissances sur la vie des entreprises locales accessible à tous les conseillers de la CCI, en temps réel.
ES-DMS s’est imposée pour ce projet par sa richesse fonctionnelle, sa performance, son évolutivité, et la puissance de son moteur de recherche. Son architecture « full web », permettant un déploiement simple, et son interface ergonomique et intuitive ont également séduit le CCI de Rouen.
Deux bases d’informations pour les entreprises A l’aide d’ES-DMS, la CCI de Rouen a constitué deux bases d’informations accessibles en ligne: une base de connaissances régionale, baptisée « DOCRE » à partir de l’intranet, et un catalogue de 500 annuaires professionnels par secteurs d’activités, sous différents formats électroniques et papiers (http://www.rouen.cci.fr/CDEDOC/homepage.htm) DOCRE met à la disposition des entreprises des outils leur permettant d’exploiter directement l’information, sous forme d’aide à la décision et d’accompagnement dans leurs projets: revues de presse en ligne, bibliographies d’entreprise… Depuis avril 2006, DOCRE est intégré au système de gestion de relation client de la CCI, ce qui permet aux conseillers d’accéder en un clic, à partir d’une fiche client, à tous les articles de presse concernant l’entreprise en question.
Des outils pour aider la CCI à améliorer l’accueil et le service aux entreprises Devant le succès de la base de connaissances DOCRE, le centre de documentation a apporté son savoir-faire du traitement de l’information aux autres services de la CCI de Rouen, à travers deux applications.
La première, « AIF », est une base de connaissances sous forme de questions-réponses, pour aider les hôtesses d’accueil de la CCI à répondre à une grande variété de questions, et cela de manière homogène sur les différents sites.
Dans la deuxième application, dédiée au service des formalités, ES-DMS est utilisé comme outil de savoir-faire sur un métier précis, en l’occurrence pour aider ce service à gérer les informations relatives aux déclarations de création d’entreprise; la base de connaissances, similaire à celle utilisée par l’accueil, a pour vocation de devenir la « bible » des formalités pour la CCI de Rouen.
L’ergonomie, la puissance de traitement et de recherche de l’information d’ES-DMS facilitent l’accès en temps réel aux bases de connaissances et à la vie des entreprises, améliorant le temps d’accueil et le service rendu par les chargés d’accueil et les conseillers de la CCI de Rouen auprès des entreprises.