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Le Syndicat Mixte de la Vallée de l’Orge Aval (SIVOA) choisit Workey de C-Log International, pour dématérialiser ses processus de gestion du courrier

Février 2006

Le Syndicat de l'Orge Aval assure efficacement l'entretien de l'Orge et de ses berges, la gestion hydraulique, l'assainissement et la surveillance de la qualité de l'eau. Il regroupe 32 communes de la vallée de l’Orge (91), soit une superficie de 208 km2 pour une population de 375 000 habitants.
Depuis mars 2005, le Syndicat de l'Orge Aval modélise et automatise ses processus de gestion du courrier grâce au logiciel de workflow Workey de C-Log International.
Le logiciel courrier, développé en interne, n'était plus utilisé du fait de nombreux problèmes d'ergonomie et de lenteur :
- Aucune garantie de confidentialité des courriers des Ressources Humaines?
Difficulté à éditer des lettres sous Word?
Pas de visibilité sur les délais d'envoi d'une lettre ni de réponse à un courrier reçu C’est donc tout naturellement que le Syndicat de l'Orge Aval s’est tourné vers les éditeurs de workflow afin de modéliser et dématérialiser les flux de gestion du courrier : c’est-à-dire tout le courrier reçu et envoyé par le Syndicat ainsi que les mailings aux commissions.
C-Log International a été retenu avec son logiciel Workey ; celui-ci offre une grande facilité à modéliser et automatiser les processus de l’entreprise et à prendre en compte l’organisation de l’entreprise.
Tout le personnel de bureau du Syndicat l'utilise :
1/ La personne concernée rédige le courrier ou le fait rédiger par les secrétaires.
2/ Le fait valider par le chef de service.
3/ Ce dernier le transmet ensuite au Directeur Général.
4/ Le courrier est ensuite remis aux secrétaires qui sont chargées de l'imprimer, 5/ de le redonner au responsable pour signature.
6/ La secrétaire le numérote et le date à l'aide du logiciel courrier pour envoi.
7/ La directrice du Syndicat signe les mailings par une signature numérisée sous Word.
Workey permet une excellente traçabilité. Chaque expéditeur est informé par e-mail de la date d’envoi de son courrier. Le courrier envoyé et reçu est enregistré par service.
Cette nouvelle solution a permis au Syndicat d’assurer un meilleur suivi du courrier et d’apporter un gain de temps significatif au personnel. Le stockage des lettres permet aux secrétaires de les recopier afin de servir de modèle à une nouvelle lettre.