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Lefebvre Software intègre Invoices, l'outil de dématérialisation de factures de ReadSoft à Iris Finance

Octobre 2005

30% des entreprises envisage aujourd’hui la dématérialisation comme action prioritaire selon une enquête réalisée auprès d’un échantillon représentatif des clients de Lefebvre Software. Les gains potentiels sont énormes, en effet, pour le seul volet facturation, le coût du traitement manuel unitaire de chaque facture - tri, enregistrement, contrôle et archivage- est estimé à 14 euros, pour un délai moyen de 12 jours. Dès lors, il devient évident que la dématérialisation constitue un véritable levier d'économie et d’amélioration de la productivité.
Automatisation de tout le cycle de traitement des factures : de la réception à l’intégration en comptabilité
L’accord entre les deux partenaires prévoit la commercialisation par Lefebvre Software, sous le label Iris Business Partners, du produit de dématérialisation de factures ReadSoft DOCUMENTS for Invoices dont l’intégration technique à Iris Finance s'est achevée cet été. L’offre est présentée sous la forme d’un package comprenant la mise en oeuvre de la version standard d’Invoices, la formation des utilisateurs et l’intégration, le cas échéant, à la solution Iris Finance existante chez le client.
Les services sont assurés par les consultants de Lefebvre Software, avec le soutien de l’expertise ReadSoft si nécessaire.
Chez les clients, la chaîne de traitement des factures entrantes, désormais automatisée grâce à Invoices, est très simple : à réception, la facture papier, quel que soit le type de caractère utilisé à sa création, est scannée par un collaborateur. Les autres supports (Formulaires Web, pièces jointes à un email au format TIFF ou PDF, télécopies…) sont automatiquement réceptionnés par Invoices. Une fois au format électronique, les factures sont analysées et les différents champs identifiés. ReadSoft DOCUMENTS for Invoices envoie ensuite les données au format XML à Iris Finance qui les intégre et prendra en charge le rapprochement avec les données fournisseurs et les commandes. Seules les factures présentant une anomalie font l’objet d’une intervention manuelle, pour leur correction.
Les factures validées peuvent ensuite suivre un circuit automatisé d’approbation (qui s’appuie directement sur le moteur de workflow d’Iris Finance) avec circulation de l’image de la facture sur les postes de travail des personnes habilitées. Ce circuit paramétrable prend bien évidemment en compte les procédures en vigueur dans l’entreprise. Une fois validée par les différents intervenants, de façon électronique, la facture entrante est automatiquement archivée dans la base de données et intégrée en comptabilité, au niveau d’Iris Finance.
Une réduction de 2/3 des coûts et des temps de traitement des factures entrantes
Côté sécurité et confidentialité : ReadSoft DOCUMENTS for Invoices gère les habilitations des utilisateurs, leur donnant accès à des portefeuilles précis de fournisseurs, et assure la protection des factures sensibles.
Nombreux sont les bénéfices de cette dématérialisation. Tout d’abord, elle supprime tous les points de dysfonctionnement de la procédure manuelle : erreurs de saisie, risque de pertes dans la circulation du papier proportionnel à la multiplicité des acteurs, lenteur des relances manuelles, processus hétérogènes de traitement entre services, absence totale de traçabilité…
En sus, parce qu’elle industrialise et homogénéise la procédure de traitement, elle réduit considérablement les coûts liés aux frais administratifs et aux ressources humaines. « Chez nos clients, nous observons une réduction de 2/3 du coût unitaire et de 2/3 également du temps passé par facture », précise Jérôme Nicolet.
Beaucoup plus disponibles, les services comptables peuvent se consacrer à des tâches à réelle valeur ajoutée. Ils gagnent également du temps au niveau des arrêtés comptables, puisque les factures sont recensées de façon exhaustive, avec des chiffres justes. Industrialisation du processus, fiabilité, traçabilité du cycle de vie, délais de traitement plus courts et accessibilité en temps réel du contenu des factures contribuent directement à améliorer les relations avec les fournisseurs et la gestion de leurs encours. Et Michel Andrieu de préciser : « l’intégration ReadSoft DOCUMENTS for Invoices-Iris Finance permet d’analyser les données concernant les factures : l’entreprise dispose donc d’une visibilité plus pertinente sur chaque fournisseur qui peut l’aider à prendre des décisions avisées au moment de définir ses politiques d’achat ».